TalkNote is een handelsnaam van Chargefield · Dokter Spanjaardweg 11, 8025 BT Zwolle · KVK 74789007 · info@talknote.nl. Chargefield is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven. Laatst bijgewerkt: 15 juli 2026.
1. Wie zijn wij
TalkNote is een handelsnaam van Chargefield (KVK 74789007), gevestigd aan de Dokter Spanjaardweg 11, 8025 BT Zwolle. Voor alle privacyvragen en verzoeken kun je terecht via info@talknote.nl. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Welke gegevens wij verwerken
Bestelgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bezorgadres, bestelde producten en betaalstatus. Je volledige betaalgegevens (zoals kaartnummers) worden uitsluitend verwerkt door onze betaaldienstverlener Stripe en bereiken onze servers nooit.
Account- en gebruiksgegevens van de app: e-mailadres, apparaat-ID, instellingen en technische loggegevens. Inhoudelijke gegevens: audio-opnames, transcripties, samenvattingen en actiepunten die jij met TalkNote maakt. Supportgegevens: berichten die je ons stuurt via e-mail of het contactformulier. Websitegegevens: beperkte, geaggregeerde bezoekstatistieken.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken gegevens om je bestelling uit te voeren en te bezorgen (uitvoering van de overeenkomst), om de app, transcriptie en AI-samenvattingen te leveren (uitvoering van de overeenkomst), om te voldoen aan wettelijke plichten zoals de fiscale bewaarplicht (wettelijke verplichting), voor beveiliging en fraudepreventie (gerechtvaardigd belang) en voor nieuwsbrieven of kortingsacties (toestemming, altijd intrekbaar).
4. Opnames en AI
Om transcripties, samenvattingen of actiepunten te maken, verwerken wij audio en tekst tijdelijk voor dat doel. Audio-opnames worden niet permanent op onze servers bewaard langer dan nodig voor de levering van de dienst en jouw synchronisatie-instellingen. Jouw opnames en output worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, tenzij je daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft.
Belangrijk: jij bent zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig opnemen van gesprekken en het informeren van gesprekspartners waar dat wettelijk vereist is.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren: onze betaaldienstverlener (Stripe), hostingleveranciers, AI-verwerkingsdiensten voor transcriptie en samenvatting, onze verzendpartner voor bezorging en onze e-mailprovider voor servicemails. Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Daarnaast delen wij gegevens als de wet ons daartoe verplicht.
6. Doorgifte buiten de EER
Waar verwerkers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).
7. Bewaartermijnen
Order- en factuurgegevens bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Opnames, transcripties en samenvattingen bewaren wij zolang jij de dienst gebruikt of totdat je verwijdering vraagt. Supportcorrespondentie bewaren wij maximaal 2 jaar na afhandeling. Nieuwsbriefgegevens bewaren wij tot je je afmeldt.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, toegangsbeperking op basis van noodzaak en logging van beheertoegang. Ondanks zorgvuldige beveiliging is geen enkel systeem volledig risicovrij; datalekken melden wij waar vereist aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.
9. Cookies en pixels
talknote.nl gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site (zoals de checkout) en meet- en marketingtechnologie (waaronder de Meta Pixel) om campagnes te meten. Je kunt cookies beheren of verwijderen via je browserinstellingen.
10. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@talknote.nl; wij reageren binnen één maand. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Kinderen
Onze dienst is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of voogd.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op talknote.nl/privacy. Laatst bijgewerkt: 15 juli 2026.